Archivado: proyecto que daba más poder a los notarios

ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

PROYECTO DE LEY

LEY DE PROCEDIMIENTOS NO CONTENCIOSOS EN SEDE NOTARIAL

MARÍA VITA MONGE GRANADOS JORGE LUIS FONSECA FONSECA

DIPUTADA Y DIPUTADO

EXPEDIENTE N.° 21.826

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PARLAMENTARIOS UNIDAD DE PROYECTOS, EXPEDIENTES Y LEYES

PROYECTO DE LEY

LEY DE PROCEDIMIENTOS NO CONTENCIOSOS EN SEDE NOTARIAL

Expediente N.° 21.826

ASAMBLEA LEGISLATIVA:

El ejercicio del notariado es sin duda, una de las profesiones más nobles y respetables, pues la solemnidad de los actos que se otorgan y que representan la voluntad de las partes, son en sí mismos la expresión máxima de la fe pública que el Estado delega en quienes la ejercen. Esta función pública ejercida privadamente, representa la confianza pública que debe responder al beneficio de la sociedad, y que contribuye a la paz social, a través de su práctica solemne, responsable y con estricta probidad.

La certeza que los fedatarios brindan a los actos que se otorgan ante su presencia revisten la seguridad jurídica necesaria para concretar infinidad de negocios y contratos que contribuyen con el desarrollo social y económico de nuestro país. El notario juega un papel transcendental en el mundo de los negocios, en innumerables actividades económicas que implican la celebración de todo tipo de trámites jurídicos que requiere de su presencia.

Como lo menciona Gonzalo de Las Casas, si se analiza la fe pública, conceptualmente, se llega a la conclusión, que quien tiene fe, tiene certeza, seguridad o confianza de algo, hay una relación auténtica entre lo que se dice y el hecho ocurrido. Si a esta certeza se le confiere cierta oficialidad, estamos en presencia de la fe pública. En ese sentido, se puede definir la fe pública, como: “la presunción legal de veracidad respecto a ciertos funcionarios a quienes la ley reconoce como probos y verdaderos, facultándoles para darla a los hechos y convenciones que pasan entre los ciudadanos”.

A partir de la conceptualización de la fe pública que ostentan los profesionales en notariado, es que el presente proyecto de ley busca ampliar la competencia de los notarios públicos, en los procedimientos no contenciosos, creando una nueva Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial, que vendría a sustituir el título VI “De la Competencia en actividad judicial no contenciosa”, del actual Código Notarial, donde se reforman los procedimientos anteriormente contemplados en este cuerpo normativo y ampliando aún más su competencia para tramitar otros procesos que perfectamente pueden ser sustanciados por estos profesionales, de previo a que la autoridad judicial emita la resolución de fondo cuando el caso así lo requiera, logrando con esto una resolución mucho más célere y oportuna a situaciones jurídicas que no requieren de un proceso contencioso para ser resueltas.

Esta iniciativa se encamina en la ruta de la modernización del sistema jurídico nacional, creando una ley especial que viene a suplir la necesidad de una legislación novedosa sobre la tramitación en materia no contenciosa, que anteriormente se regulaba en el libro IV del anterior Código Procesal Civil, articulado que fue derogado con la reforma del año 2016 a dicha normativa procesal.

En algunos de estos procedimientos no contenciosos la sentencia de fondo será dictada exclusivamente por los jueces competentes, como sucede actualmente, pero con la diferencia de que los expedientes físicos o digitales con las actuaciones, les serán remitidos a dicha autoridad jurisdiccional, quien realizará una revisión detallada de los mismos, determinando si cada uno de los procedimientos cumple a cabalidad con lo establecido en la ley o si deben realizarse nuevamente. De encontrarse todo a conformidad, el juez dictará la sentencia definitiva, lo que agilizará la tramitación, pues los tiempos se acortarían enormemente y permitiría al ciudadano acceder a una justicia pronta. El actual trámite del divorcio por mutuo consentimiento que realizan los profesionales en notariado, donde el juez es quien al final homologa los acuerdos asentados en la escritura pública y emite las ejecutorias a efectos de su debida inscripción, resulta un ejemplo claro sobre el fin que busca la presente iniciativa de ley, logrando soluciones rápidas en asuntos en los que como requisitos esenciales no debe presentarse contención alguna, ni figurar como interesados menores de edad ni incapaces.

Con la revisión detallada que los jueces realizarán de los procedimientos contenidos en cada expediente que remita el profesional en notariado, se configurará a su vez, una especie de supervisión por parte de la autoridad jurisdiccional sobre las actuaciones de los profesionales en notariado. Es preciso reiterar que, los procesos deben estar ausentes de todo tipo de conflicto. Siendo que, si sobreviene alguno, el Notario deberá cesar de su conocimiento en forma inmediata y remitirlo, para su seguimiento, a la sede judicial competente, usualmente juzgados civiles y de familia.

El reconocido jurista Herman Mora Vargas expresa lo siguiente: “Ahora bien, se hace necesario conceptualizar la diferencia entre proceso y procedimiento. En términos “simplistas”, un proceso es un juicio, que anhela una pretensión. Mientras que un procedimiento son las diligencias, formalidades, pasos, y otras exigencias que, busca obtener un resultado jurídico, tal como declarar una situación jurídica o un derecho.

El concepto de proceso aplicado al mundo empresarial, es un conjunto de actividades relacionadas entre sí para obtener un objetivo común. Mientras que el procedimiento, es la forma de realizar cada parte del proceso o incluso el proceso entero se puede describir en un procedimiento.”

Con base en lo anterior, la esencia del presente proyecto de ley, es agilizar los procedimientos no contenciosos, con el único fin de aligerar los tiempos de respuesta que al día de hoy son muy extensos en los distintos juzgados del país, es por eso que, con la presente iniciativa de ley, se buscan opciones para lograr acercarnos al principio constitucional de justicia pronta y cumplida.

Es claro que en la actualidad la mora judicial, conlleva un peso para la obtención de justicia que tiene consecuencias sociales, humanas, económicas y por supuesto jurídicas.

Según datos suministrados por el Departamento de Subproceso de Estadística, de la Dirección de Planificación del Poder Judicial, a diciembre del año 2018, el total del circulante en materia civil llegó a los 760.908 procesos, de los cuales también forman parte los procesos no contenciosos y también los procesos en materia cobratoria, los cuales, según Mora Vargas, pueden ser desempeñados por notarios, pues afirma que, “podemos suponer instituciones que puedan, al menos en gran parte de su devenir, ser desempeñadas por particulares. Por ejemplo, procesos de ejecución o cobratorios, que estén sustentadas por Notarios, siendo que una vez notificado el traslado (o bien con motivo de la publicación del aviso) y en caso de existir oposición, consecuentemente el notario perdería la competencia, y debería remitir el expediente a la vía jurisdiccional. O, por ejemplo suponer que el notario atienda todos las gestiones propias de una información posesoria, con el objeto de titular bienes sin inscribir, siendo que este podría luego de obtener toda la información exigida, certificaciones, planos aprobados, estudios, y habiendo examinado los testigos y realizado la inspección, con requerido respaldo del audio y video, proceder a remitir las actuaciones junto con el expediente físico y electrónico (conservando el notario, como es de suponer copia del mismo) al juez, para que proceda a resolver, pudiendo rechazar las actuaciones, repetirlas, o aprobarlas, mediante una sentencia que generaría la inscripción en el Registro”.

El objetivo es brindar mayor agilidad y celeridad a diversos procesos no contenciosos, que si bien siempre deben ser remitidos a la vía jurisdiccional, los procedimientos que realizarán los notarios acortarían los tiempos considerablemente, al mismo tiempo que pretende contribuir a la disminución de los asuntos que ingresan, diariamente, a los juzgados civiles y de familia en nuestro país, aunado a ello, brindar una opción a los ciudadanos para encontrar una resolución más ágil y rápida a situaciones jurídicas que pueden ser resueltas de manera más oportuna.

Ampliar la competencia de los Notarios Públicos para tramitar por ejemplo procesos cobratorios, cuyos expedientes serían remitidos al juez para que dicte la sentencia definitiva, también vendría a significar un respiro para los tribunales de justicia, que sufre de un atascamiento en la tramitación de los expedientes de esta materia, los recursos tanto económicos como humanos resultan insuficientes para que el Poder Judicial responda a la enorme cantidad de procesos de índole cobratoria, cuyos tiempos de espera para emitir resoluciones sobrepasan los diez meses.

Al mes de setiembre del año 2019, el Poder Judicial tenía 733.200 expedientes activos de cobro judicial, para los cuales esta institución cuenta con únicamente 86 jueces a lo largo de todo el país. Muchos casos de este tipo podrían ser tramitados por los profesionales en notariado, quienes se encargarían de realizar los procedimientos exigidos por ley y remitir estas actuaciones para que la autoridad judicial dicte sentencia, reiterando una vez más que en caso de que se presentara alguna oposición, de inmediato el notario perdería su competencia y el proceso debe remitirse a la vía judicial y continuar su procedimiento habitual.

Otro aspecto relevante, es el que señala el jurista Mora Vargas, respecto a los cambios que realizó el nuevo Código Procesal Civil sobre la materia no contenciosa. “Algunos asuntos como indicamos fueron excluidos por la legislación procesal civil actual, quedando únicamente comprimidos a la competencia notarial, como lo establecía el libro IV del Código Procesal Civil. Es decir, lo establecido por los artículos 819 y siguientes, denominados “Actividad Judicial No contenciosa”, o bien como lo señalaba el mismo cuerpo normativo en su artículo 945, fueron eliminados por el actual Código Procesal Civil,” es decir, el proceso se reduce a lo establecido por el Código Notarial en su Libro VI, los artículos 129 y siguientes.

Por ello es que, entonces, resulta necesario crear una ley de procedimientos no contenciosos en sede notarial, que viene a ampliar la competencia en esta materia que establece el Código Notarial, y dotar de una mejor legislación y herramientas jurídicas claras y precisas que permitan a los profesionales desarrollar los procedimientos con seguridad y eficacia jurídica.

Además, esta nueva ley colocaría a Costa Rica a la vanguardia en la región, pues sería el primer país en Latinoamérica en aplicar un marco normativo tan amplio y vasto, que sea exclusivo para regular la jurisdicción voluntaria, mecanismo jurídico que ha resultado exitoso en otros países, como en España. Así mismo lo insinúa el preámbulo de la ley en ese país europeo: “La Ley de la Jurisdicción Voluntaria debe ser destacada, además, como contribución singular a la modernización de un sector de nuestro Derecho (…) Esta Ley es, en otras palabras, la respuesta a la necesidad de una nueva ordenación legal, adecuada, razonable y realista de la jurisdicción voluntaria, es decir, se da una mayor coherencia sistemática y racionalidad a nuestro ordenamiento jurídico procesal”. (Gobierno de España, 2015)

Como se aprecia en el articulado del presente proyecto, la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial otorgará mayores competencias al ejercicio profesional del notario, lo cual, como se mencionó anteriormente, permitirá agilizar los procedimientos. Como consecuencia, esta ley, entonces, refiere el procedimiento que cada profesional en notariado debe cumplir en cada una de sus nuevas funciones, apegados a todo el marco jurídico nacional.

Las nuevas competencias se desarrollan entre los incisos k) y v) del artículo 4 de la presente ley. Allí, cabe destacar el cambio trascendental que genera el inciso t) referido a las nuevas facultades que reciben los notarios en los procesos cobratorios. Esta función encuentra su justificación en la marcada necesidad de que el sector financiero en general y la ciudadanía, obtengan una respuesta más pronta en sus gestiones de cobro, en procura de recuperar los créditos que han otorgado.

Muchas personas no simpatizan con los procesos de cobro, en razón de lo tortuosos y lentos que resultan, lo que hace que el producto financiero se encarezca demasiado. Como consecuencia de ello, surgen las conocidas “garroteras”, las cuales desempeñan esa función con intereses de usura, prácticas en muchas ocasiones altamente agresivas y hasta extorsivas, que impactan a aquellos ciudadanos urgidos de un crédito y que caen irremediablemente en sus fauces.

La prontitud del trámite de cobro en estos procesos, impactará positivamente en el mercado financiero, al hacer posible la recuperación expedita del dinero de los acreedores, y así generar confianza en la agilidad del sistema y a su vez, las condiciones necesarias para crear ofertas de crédito, beneficiando a las personas que necesitan de un financiamiento.

Asimismo, en el inciso r) de ese mismo artículo se propone que el notario pueda realizar divorcios y separaciones sin el requerimiento de la homologación por un juez, exclusivamente cuando no existan menores de edad ni bienes gananciales que dividir, por consiguiente, se considera que no es necesario que el convenio de divorcio requiera de la comprobación de la autoridad judicial, en virtud de que no existe riesgo de indefensión para ninguna de las partes, pues no se toman acuerdos referentes a pensiones alimentarias para menores de edad o división de bienes dentro del convenio mutuo entre las partes.

De igual manera, en el inciso s) se le faculta al notario realizar informaciones posesorias sobre inmuebles localizados en zona catastrada donde no exista conflicto ni participe el Estado, por medio del procedimiento de comprobación. En este proceso, el notario adquiere la potestad de únicamente conformar un expediente tanto físico como electrónico, con todo documento que sea necesario para la titulación como certificaciones, estudios de suelo, planos, prueba testimonial, así como realizar la inspección del fundo para presentarlo para su comprobación a la autoridad judicial. El juez podrá oponerse a las diligencias, o bien exigir repetir trámites o realizar las actuaciones que a bien estime y ordene, con el afán de garantizar un procedimiento adecuado.

Por otra parte, se propone reformar el artículo 9 del Código Notarial, en el sentido de que se elimina el Fondo de Garantía Notarial como hasta ahora conocido y se crea una póliza para responder ante eventuales perjuicios que los notarios puedan causar en procedimientos irregulares, con el afán de otorgar una protección económica a los solicitantes que se vean afectados por esa anomalía notarial, de manera que, este marco jurídico busca, en todos sus extremos, proteger a los solicitantes que en cualquier eventualidad puedan ser víctimas de procesos anómalos.

En la misma línea se propone en el capítulo III de esta ley una serie de reformas y adiciones a los artículos 143, 144, 145 y 146 del régimen disciplinario del Código Notarial. Esta propuesta busca castigar, en razón del principio de proporcionalidad, los incumplimientos de los profesionales en notariado en los procedimientos contenidos en esta ley, y se revisan otros tipos sancionadores, de manera que se están equiparando las nuevas competencias que se asumen con las sanciones disciplinarias correspondientes, con el fin de garantizarle a los usuarios actuaciones con probidad, ética y responsabilidad en las nuevas facultades que esta ley otorga a los notarios.

Por otro lado, en el artículo 10 se busca dar solución a la custodia de los expedientes tramitados por los notarios y notarias, los cuales quedarán en custodia del Departamento de Archivo Notarial del Archivo Nacional, dando una salida a la incerteza respecto del ente legitimado para custodiar estas piezas. Estos expedientes serán remitidos al Archivo, ya sea en forma física o vía digital, siempre apegados a las disposiciones giradas por la Dirección Nacional de Notariado. Cabe destacar, que esta nueva ley también busca adecuar los procedimientos notariales al proceso de digitalización que el país atraviesa en la actualidad como parte de la transformación tecnológica global, lo cual, además, facilita la transmisión y manejo de los documentos y evita el uso de papel en cumplimiento con los propósitos nacionales de combatir el cambio climático.

Como consecuencia de esta innovadora iniciativa, resulta necesario derogar los artículos del 130 al 137 del actual título VI del Código Notarial, en virtud de que esta ley está asumiendo de manera exclusiva los procedimientos no contenciosos contenidos en ese título y las nuevas competencias, de manera que, para evitar la duplicidad de la ley, se propone derogarlos y únicamente reformar el artículo 129 con el objetivo de generar una conexidad entre el Código y esta ley especial. Cabe aclarar que los artículos derogados están textualmente añadidos a esta propuesta de ley.

Finalmente, se incluyen tres transitorios en los cuales se establece el procedimiento a seguir con los expedientes actualmente custodiados por los notarios y con los expedientes en trámite al momento de la entrada en vigencia de esta ley, los cuales deberán ser digitalizados para cumplir con las disposiciones de esta ley.

En síntesis, mientras la sociedad avanza y se transforma, el derecho también lo hace, pues es dinámico, y debe adaptarse para seguir sirviendo como mecanismo de solución de conflictos sociales. Este dinamismo pasa necesariamente por la reforma legislativa, en el sentido de dar una respuesta más ágil a situaciones cotidianas que las personas viven y que requieren respuestas efectivas y en corto plazo, además de la urgencia de buscar nuevas formas de brindar un servicio, en este caso delegado por el Estado, y facilitar la posibilidad al profesional que lo ejerce de hacerlo contemplando la tecnología o la formulación de nuevos procedimientos que permitirán al notario adaptarse a un mundo más unificado, y al usuario a obtener el beneficio de la rapidez, seguridad y de una economía de tiempo y de dinero.

Asimismo, con la presente iniciativa de ley, se busca dar a la ciudadanía mejores y más ágiles opciones para resolver diferentes asuntos jurídicos de fácil tramitación, ahorrarle recursos al Estado, pues serían menos los procesos que entrarían a conocimiento de los juzgados civiles y de familia, y ampliar la gama de servicios que los notarios y notarias brindan a los usuarios.

Por las razones anteriormente mencionadas, se presenta a consideración de los señores diputados y señoras diputadas el siguiente proyecto de ley.

LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DECRETA:

LEY DE PROCEDIMIENTOS NO CONTENCIOSOS EN SEDE NOTARIAL

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

ARTÍCULO 1- Objeto de la ley

La presente ley tiene por objeto la regulación de forma especial, de la jurisdicción voluntaria en Costa Rica, con la finalidad de dictar las condiciones a fin de atender una serie de procedimientos que persiguen verificar una situación jurídica, crear derecho o declarar una condición legal de carácter no contencioso, a instancia de parte y que tenga interés de declarar la conveniencia, la legalidad y la comprobación de las condiciones establecidas por la ley, dirigida a la satisfacción de sus intereses legítimos.

Así como también, dotar de las competencias, por su carácter anti litigioso, al profesional en notariado como configurador, sustanciador y autor de los instrumentos públicos, para actuar al servicio del derecho, interviniendo únicamente en asuntos exentos de todo litigio o contienda, o bien, aunque por su naturaleza, así lo sean, viéndose inhibido el notario de participar en aquellos casos en que las partes por su propia voluntad decidan someterse a este proceso de orden judicial.

ARTÍCULO 2- Fines

La presente ley tiene como finalidad dotar de la normativa adecuada para que los profesionales en Notariado puedan:

a) Disponer de una competencia clara y precisa sobre las actuaciones que pueden realizar en aplicación de esta ley. b) Detallar de la manera más precisa posible, el procedimiento a seguir por parte del Notario Público en cada procedimiento. c) Articular sus competencias a fin de limitar con claridad, lo que el Notario puede realizar de aquello que no le es permitido.

ARTÍCULO 3- Ámbito de aplicación

Esta ley se aplicará accediendo a una petición legítima, sin provocar cosa juzgada respecto de terceros cuyos derechos puedan verse afectados y sin perjudicar el interés público.

Además, la intervención del Juez en actos de jurisdicción voluntaria, según la presente ley, se da dentro del marco de la corroboración de los procedimientos efectuados por el profesional en notariado, culminando con una resolución dictada por aquel.

Se aplicará únicamente en el territorio nacional, siendo que el procedimiento podrá ser validado en otras naciones siguiendo los trámites correspondientes para tal efecto, de acuerdo con la aplicación de los convenios internacionales.

CAPÍTULO II

Procedimientos

ARTÍCULO 4- Competencia material

Los notarios públicos podrán tramitar en sede notarial los siguientes procedimientos:

a) Sucesiones testamentarias y ab intestato. b) Los sucesorios iniciados en la vía judicial, si los interesados decidieran someterlo a la competencia notarial. c) Apertura de testamento cerrado. d) Adopciones de mayores de edad. e) Localizaciones de derechos indivisos sobre fincas con plano catastrado. f) Informaciones de perpetua memoria. g) Divisiones de cosas comunes, en forma material o mediante la venta pública, y distribución del precio. h) Procedimientos de comprobación. i) Deslindes y amojonamientos. j) Consignaciones de pago por sumas de dinero. k) Autorización o legalización de libros de personas jurídicas en general. l) Liquidación de sociedades mercantiles cuando la disolución haya sido por acuerdo unánime de los socios. m) Reconocimiento de hijo de mujer casada. n) Declaración de uniones de hecho por mutuo consentimiento. ñ) Diligencias de utilidad y necesidad de menor. o) Liquidación y distribución anticipada de bienes gananciales. p) Divorcios y separaciones judiciales por mutuo consentimiento. q) Divorcios y separaciones judiciales sin el requerimiento de la homologación por un juez, cuando no existan menores de edad ni bienes gananciales. r) Informaciones posesorias sobre inmuebles localizados en zona catastrada donde no exista conflicto ni participe el Estado, por medio del procedimiento de comprobación. s) Procesos de ejecución de garantías mobiliarias, procesos de ejecución hipotecarios, prendarios y monitorios de cobro judicial. t) Notificaciones de procesos administrativos y judiciales. u) Otros que sean factibles de ser tramitados en esta sede, por acuerdo del Consejo Superior Notarial.

El trámite de los asuntos ante notario enunciados en esta Ley, serán optativos y solo podrán ser sometidos a su conocimiento, cuando no figuren como interesados menores de edad ni incapaces, a no ser que cuente con gestor nombrado judicialmente conforme a la ley. En caso de sucesiones no se considerará incompetente el notario cuando el menor sea el causante; no podrá el notario realizar, más actuaciones que las delegadas por ley.

ARTÍCULO 5- Procedimientos

La intervención del notario deberá ser requerida por la parte con interés legítimo, en forma personal o mediante mandatario con facultades suficientes, para ello, la solicitud se asentará en escritura pública con la que se dará inicio al expediente respectivo. En el caso del proceso sucesorio podrá iniciarse el trámite, cuando al menos comparezca un interesado con interés legítimo ante el notario público.

En las actuaciones extra protocolares, el notario utilizará su papel de seguridad, exceptuándose los documentos que por su naturaleza o por haber sido emitidos por un particular no puedan ser extendidos en papel de seguridad. Las partes deben expresar su consentimiento, mediante su comparecencia, lo que se hará en escritura pública.

Otras intervenciones podrán realizarse por escrito, pero, el notario será siempre responsable de la autenticidad de toda actuación o presentación que se formule ante él. Cuando sean emanadas del notario deberán ser en papel de seguridad. A no ser que se determine otra situación, o que la naturaleza de la gestión, así lo exija, los procedimientos se harán ante un solo notario, no admitiendo el conotariado en el procedimiento.

Para efectos de su inscripción en los registros públicos, los documentos originados en esta sede, serán calificados de igual forma que los emanados por los tribunales de justicia, de tal modo que el registrador no calificará el procedimiento seguido en la tramitación del proceso.

En caso de que sobreviniere oposición o disconformidad remitida por escrito por algún interesado con interés legítimo, o alguna institución interviniente, el notario perderá su competencia y deberá remitir las actuaciones al juez competente según la materia y el territorio. Esto en el tanto que los interesados de manera unánime, manifiesten su decisión de remitir el procedimiento ante otro notario, lo que deberá ser acatado por el notario destituido, sin que la pendencia del pago de los honorarios sea impedimento para remitir el expediente al nuevo profesional. No constituye la pérdida de la competencia la solicitud de aclaración o requerimiento de información o documentación adicional por parte de un interesado o institución interviniente.

Las instituciones intervinientes deberán colaborar con las solicitudes del notario tramitador a fin de procurar la tramitación rápida, eficaz y confiable del expediente.

Para el trámite de los procesos, las actuaciones notariales se ajustarán a los procedimientos y las disposiciones previstas en la legislación, en lo que resulte jurídicamente aplicable basándose en los códigos y demás normas procesales de la materia respectiva. En ausencia de norma expresa se acudirá a la interpretación analógica de otras disposiciones contempladas en nuestro ordenamiento jurídico.

ARTÍCULO 6- Procesos sucesorios

Los notarios públicos podrán tramitar, como procedimiento no contencioso, todo tipo de sucesiones, únicamente dentro del territorio nacional.

Cuando existiere acuerdo entre todos los interesados, el proceso sucesorio se regirá por los principios de la jurisdicción voluntaria en general. Pero surgido cualquier conflicto entre ellos, dejarán de aplicarse estas disposiciones y el asunto se regirá por lo establecido para la jurisdicción contenciosa, en sede judicial.

Para tales efectos el notario deberá considerar las siguientes disposiciones:

a) Los herederos y legatarios deberán comparecer mediante escritura pública a requerir personalmente o por medio de apoderado su intervención, instrumento con el que deberá iniciar el expediente. También podrá darse apertura al proceso sucesorio a solicitud de un interesado. Bajo este entendido el notario será responsable de ordenar y gestionar la notificación a quienes podrían ser otros interesados, cuando tenga conocimiento de ello. Esa notificación deberá efectuarse por notario diferente al que tramita el proceso sucesorio. b) Podrá darse inicio al proceso por cualquier medio que demuestre la muerte del causante siendo que para declarar los herederos se requerirá certificación oficial. c) Los sucesorios tramitados en la vía judicial pueden ser continuados ante notario público, si los interesados así lo decidieran y siendo todos mayores, el juez no podría oponerse a ello. d) La publicación del edicto, el avalúo, la constatación de herederos, la aceptación del cargo de albacea y otras actuaciones atenderán a los plazos estipulados en el Código Procesal Civil para el proceso judicial, y la jurisprudencia dictada por los tribunales en esta materia. e) Podrá prescindirse de actuaciones, en razón de los acuerdos de los interesados, en el tanto no se desnaturalice el proceso o afecte interesados. En caso que puedan existir afectados que no sean interesados directos, deberá procederse a la notificación de estos. f) Podrá utilizarse avalúo determinado por la municipalidad para los bienes inmuebles que no tenga más de cinco años de realizado.

En el caso del inciso b), para la apertura del sucesorio, se admitirá cualquier documento provisional emitido por un ente público competente que pueda hacer constar el hecho.

Luego del fallecimiento del causante, los bancos o entidades financieras, continuarán operando con el giro de las cuentas, fondos o depósitos del causante, en cuyo caso será el albacea el autorizado a fin de operar dichas cuentas con el propósito de liquidarlas por espacio de doce meses, contados a partir de la apertura del sucesorio. Luego de esa fecha, la cuenta quedará cerrada y el albacea deberá retirar los fondos. El albacea deberá remitir al notario y este a los interesados, el detalle pormenorizado de las cuentas, así como de los gastos en que se incurra.

Podrán tramitar sucesiones en el territorio nacional, aunque el causante haya muerto en el extranjero o bien sea extranjero, en el tanto tenga bienes que liquidar en Costa Rica.

Cuando el albacea presente la cuenta partición, deberá obligatoriamente dejar una partida de honorarios de la actuación del notario en sede notarial para estos procesos, así como la correspondiente a los honorarios de los bienes inscribibles.

ARTÍCULO 7- Apertura de testamento cerrado

El testamento debe estar contenido en un sobre cerrado y debidamente sellado por un notario público diferente al que procede a su apertura, siendo que el notario que procede a la apertura es incompetente para tramitar el proceso sucesorio.

El notario deberá advertir que, el no cumplimiento de las formalidades estipuladas por la ley, es causa suficiente para anular el testamento, en cuyo caso deberá remitirlo a la sede jurisdiccional.

A la apertura podrá asistir cualquiera que se crea con interés legítimo. En caso de oposición el notario deberá remitirlo al juzgado respectivo.

El notario deberá actuar de conformidad con los siguientes lineamientos:

a) Verificar que el testamento se haya realizado con las formalidades de ley para el tipo de testamento de que se trate.

b) Convocar a las partes y los testigos señalando fecha y hora para la apertura del testamento, pudiendo ser en su oficina o la señalada por los interesados.

c) Corroborar la existencia de las firmas y el estado del testamento.

d) Constatar en la escritura elaborada por el notario que recibió el testamento, que el testamento contenido en la cubierta fue presentado por el mismo testador, las declaraciones del testador sobre el número de hojas que contiene, si fue escrito a mano y firmado por él y si sobre el mismo presenta algún borrón, enmienda, entrerrenglonadura o nota marginal.

e) Constatar las declaraciones del testador sobre el número de hojas que contiene el testamento, si las hubiere. f) Verificar que se ha respetado la confidencialidad del testamento.

g) Realizar la apertura, leyendo a viva voz el contenido del testamento.

Constatada la validez del testamento el notario procederá a:

h) Realizar la publicación de los edictos.

i) Protocolizar el contenido del testamento.

j) Realizar cualquier otra diligencia que sea necesaria y pertinente de acuerdo con la naturaleza del proceso.

ARTÍCULO 8- Nombramiento de peritos y honorarios

El nombramiento de peritos por parte del albacea o del notario, no podrá recaer en empleados ni allegados suyos; tampoco en ninguna persona de las referidas en el inciso c) del artículo 7 del Código Notarial.

Se deberá designar a personas idóneas que reúnan los requisitos dispuestos por el Código Procesal Civil, y los honorarios se les pagarán con base en las tarifas fijadas por la Corte Suprema de Justicia, a no ser que las partes acuerden otra tarifa y se ajusten a lo establecido por el Colegio Profesional respectivo.

Los valores de los activos del causante seguirán la práctica judicial de los sucesorios en esta sede, y tomarán como referencia los valores que consten en los registros públicos, municipalidades, o bien, otro que sea utilizado en la sede judicial. De igual manera seguirá el proceso notarial, las etapas, propias del proceso en sede judicial, ajustándolas a ellas en la medida de lo posible.

ARTÍCULO 9- Verificación del contenido del expediente

Cuando de la verificación de los atestados, documentos o información que obra en el expediente, resultare que debe el notario poner en conocimiento de la tramitación del mismo a alguna institución, interesado o afectado, el notario deberá trasladar dicha información y comunicársela por plazo de tres días. La notificación respectiva podrá ser efectuada por el mismo notario a cargo del expediente.

En el caso de procesos sucesorios, independientemente de la nacionalidad y del domicilio del causante, los bienes inmuebles deben estar en Costa Rica y sus efectos deben concretarse en nuestro país. En cuyo caso podrá proceder a la liquidación de los bienes que se encuentren en el país.

Las entidades financieras permitirán el uso de los recursos existentes en las cuentas del causante, siendo el albacea el autorizado para girar sobre ellas, hasta la liquidación definitiva del patrimonio del causante. Para tal efecto el notario deberá aportar certificación emitida por el Registro Nacional donde conste inscrito el albaceazgo, según determina el inciso 4, del artículo 466 del Código Civil, así como otros documentos existentes dentro del expediente y que sean solicitados por la entidad bancaria.

ARTÍCULO 10- Adopciones de mayores de edad

La solicitud deberá se formulada personalmente por el interesado.

El notario deberá proceder cumpliendo los siguientes lineamientos:

a) Realizar la instrucción, apertura, traslado, comunicación y notificación a interesados. b) Publicará un aviso en el Boletín Judicial sobre la solicitud de adopción, concediendo cinco días para formular oposiciones por parte de persona con interés directo, mediante escrito fundado. c) Recibir la prueba testimonial. d) Realizar la publicación de los edictos en un diario de circulación nacional. e) Realizar cualquier otra diligencia que sea necesaria y pertinente de acuerdo con la naturaleza del proceso.

Si lo estima conveniente, el notario nombrará los peritos necesarios para las diligencias que a su juicio deban realizarse para determinar la conveniencia de la adopción. El perito debe rendir su informe dentro de los quince días posteriores a que acepte su cargo.

Después de la publicación y de no presentarse oposiciones, el notario dará audiencia oral a los adoptantes y el adoptado, donde se les explicará las obligaciones que asumen, el adoptado expresará su criterio para referirse a la adopción de la que es objeto, los adoptantes manifestarán en forma expresa su aceptación de los derechos y las obligaciones, de lo actuado se levantará un acta, que firmarán los comparecientes.

El notario procederá a otorgar la respectiva escritura pública y la remitirá al Registro Civil dentro de los ocho días siguientes al otorgamiento, y se anotará en el margen del asiento de nacimiento del adoptado en el registro de nacimientos. Se sustituirán los nombres y los apellidos de los padres consanguíneos por los de los padres adoptantes. Una vez inscrita la adopción surte efectos legales a partir de la resolución que la autoriza.

Finalizado totalmente el trámite y debidamente inscrita la adopción el notario dictará una resolución dando cuenta de esta circunstancia, teniendo por concluido el expediente y procederá a su envío para su custodia definitiva.

ARTÍCULO 11- Localizaciones de derechos indivisos sobre fincas con plano catastrado

Los copropietarios podrán solicitar al notario la localización de derechos indivisos procediendo a la inscripción como finca independiente, mediante escritura pública, ante el Registro Nacional, siempre y cuando no existan personas menores e incapaces o colindantes ausentes.

Al notario le corresponde:

a) Hacer constar en escritura pública la voluntad del compareciente de dividir la finca, documento con el que se iniciará el expediente respectivo.

b) Determinar la situación de la parcela que trate de localizar, su descripción completa, su estimación, así como los nombres y apellidos o razón social y domicilio de los colindantes, acreedores hipotecarios, embargantes, anotantes y demás terceros que pudieran resultar directamente perjudicados con la localización.

c) Adjuntar certificación del derecho o derechos a localizar, expedida por el Registro Nacional, donde consten los gravámenes y anotaciones sobre dicho derecho o derechos.

d) Adjuntar un plano de la parcela por localizar inscrito en la Dirección General del Catastro, en el que consten, los nombres y apellidos o razón social de los colindantes, la naturaleza, situación, medida superficial y frentes a las calles públicas.

e) Notificar satisfactoriamente a todos los interesados que la ley determina y dar audiencia por quince días a los colindantes, acreedores, embargantes, anotantes e interesados.

f) El notario debe acatar, además, lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley N.º 2755.

Otras intervenciones podrán realizarse en forma extra protocolar; pero, el notario será siempre responsable de la autenticidad de toda actuación o presentación que se formule ante él.

Los solicitantes deberán demostrar objetivamente:

g) Que el derecho forma un solo terreno, por medio de un plano que cumpla con la normativa urbana municipal o nacional.

h) Demostrar por medio de título escrito o por cualquier prueba con fuerza suficiente, que ha poseído el terreno por un término no menor de un año, en forma quieta, pública, pacífica y en calidad de dueño. Demostración que puede ser mediante el mismo documento por el cual adquiere el derecho o derechos, o bien, mediante declaración de dos testigos vecinos del cantón respectivo.

i) El solicitante deberá aportar certificación de la propiedad inscrita en el Registro Nacional, con las anotaciones y gravámenes respectivos.

Una vez finalizado el proceso, el notario puede proceder a realizar la escritura de protocolización de piezas y materializar la localización de los derechos en cuestión; posteriormente se debe tramitar la inscripción ante el Registro Nacional, siempre y cuando las partes estén de acuerdo en continuar con el mismo notario, toda vez que existe la posibilidad de buscar un nuevo notario para la realización de este último acto.

ARTÍCULO 12- Informaciones de perpetua memoria

La parte promovente podrá documentar hacia el futuro declaraciones testificales, acerca de hechos que interesan al solicitante y pueden desaparecer, deformarse o hacerse de muy difícil realización con el paso del tiempo, sin que generen por sí derechos u obligaciones o perjuicio para terceros.

Las informaciones de perpetua memoria no conllevan un pronunciamiento de fondo o resolución aprobatoria, con examen sobre la veracidad y pertinencia de los hechos declarados.

Tratándose de informaciones cuyo procedimiento está establecido en leyes especiales, se aplicará lo que disponen esas leyes.

El promovente solicitará por escrito el inicio de las gestiones. Para tal efecto el notario procederá conforme a los siguientes lineamientos:

a) Solicitar certificación de antecedentes penales.

b) Recibir testimonio de dos testigos de reconocida solvencia moral ofrecidos por el promovente.

c) Mediante resolución inicial fundada, el notario cita y emplaza por el término de tres días hábiles a los testigos y a las instituciones públicas con interés legítimo para que se apersonen al proceso.

d) El notario tendrá el deber de ampliar el interrogatorio con las preguntas que estime convenientes, para asegurarse de la veracidad de su dicho.

e) De no presentarse el testigo ofrecido, el promovente deberá indicar al notario tal situación para que cite y emplace nuevamente a las partes por el término de tres días hábiles para conocer de la sustitución, y que se refieran a su testimonio.

f) Se procede a recibir la prueba documental ofrecida.

g) Evacuada toda la prueba presentada en el proceso, mediante resolución final debidamente fundamentada el fedatario procede a dar por concluidas las diligencias.

h) Una vez concluidas las diligencias deberá notificar al promovente sobre el resultado de las mismas, a quien se le entregará una copia certificada de todo el expediente.

Finalizadas las diligencias el notario deberá consignar en la resolución que se dicta que no afecta a terceros.

ARTÍCULO 13- Divisiones de cosas comunes, en forma material o mediante la venta pública, y distribución del precio

La intervención del notario deberá ser solicitada de manera personal y por escrito, deberán observarse los siguientes lineamientos:

a) El notario o las partes nombrarán un perito para que rinda los respectivos avalúos sobre los bienes, deberá reunir los mismos requisitos establecidos para los designados por la Corte Suprema de Justicia.

b) En la partición se ha de guardar la igualdad, cuantitativa y cualitativamente, en la medida de lo posible, tanto si se hace en lotes en los cuales debe existir homogeneidad, como en bienes concretos.

c) Cuando se trate de dividir un solo objeto divisible procederá su partición y adjudicación de forma proporcional correspondiente a su cuota.

d) Si hay varios bienes o un patrimonio, se procederá a formar lotes de bienes de un valor que corresponda según su cuota. A falta de acuerdo de los condueños se llevará a cabo un sorteo sobre los mismos para su adjudicación.

e) Si se estima que existe comunidad sobre cada uno de los bienes, habrá que dividir materialmente cada uno de ellos, o bien adjudicarse íntegramente a uno de los condueños, que deberá compensar a los otros su importe en dinero, o venderlo en subasta pública y repartirse el precio si la cosa fuese indivisible.

f) Los honorarios del perito serán los mismos establecidos para los procesos judiciales.

Podrán atenderse asuntos pendientes en los Tribunales de Justicia. Para lo cual las partes solicitarán al juez la separación del proceso.

ARTÍCULO 14- Procesos de comprobación

En los casos de la recopilación documental y el diligenciamiento de los trámites previos con el propósito de dictaminar una situación jurídica o el reconocimiento de un derecho, el notario público podrá:

a) Realizar la instrucción, apertura, traslado, comunicación y notificación a interesados.

b) Obtención de documentación previa, propia para llevar a cabo el expediente.

c) Recibir la prueba testimonial de tres testigos, y realizar inspecciones.

d) Realizar la publicación del edicto en un diario de circulación nacional y conducción del expediente, hasta remitírselo al juez en los casos en que así corresponda.

e) Realizar cualquier otra diligencia que sea necesaria y pertinente de acuerdo con la naturaleza del proceso.

En los procesos de comprobación, el notario será garante de lo consignado y sobre la información que obra en el expediente. Sin embargo, si el juez considera pertinente la reposición de un trámite, prueba o diligencia, la ordenará mediante auto sin necesidad de ser razonado.

El acta notarial, así como cualquier otro documento protocolar o extra protocolar, que se extienda u obtenga a fin de realizar la inspección o la deposición de testigos, deberá ser remitida por el notario al despacho judicial correspondiente cuando tenga el expediente completo, a efecto de demostrar la posesión y las condiciones del inmueble u otras situaciones análogas.

El juez podrá ordenar la repetición de una actuación o solicitar los informes o documentación adicionales que considere, bajo resolución fundada.

ARTÍCULO 15- Deslindes y amojonamientos

En el proceso de deslinde y amojonamiento el notario realizará las siguientes actuaciones:

a) Convocar a las partes a su oficina o al lugar en que las partes determinen.

b) Si las partes lo tuvieren a bien podrán hacerse asistir por perito privado o bien solicitar al notario la intervención de uno.

c) Realizar la instrucción.

d) Recibir la prueba documental y testimonial de tres testigos, y realizar inspecciones de ser necesario.

e) Brindar a las partes la oportunidad de señalar los límites de la propiedad de cada uno y donde comienza la de los demás.

f) Las partes podrán elegir la resolución del proceso mediante el análisis técnico de un perito imparcial escogido y pagado por ellos mismos, para que realice la demarcación y separación fijando los límites con los predios vecinos.

g) Realizar cualquier otra diligencia que sea necesaria y pertinente de acuerdo con la naturaleza del proceso.

Finalizado el proceso, el notario procederá a confeccionar los instrumentos necesarios para la corrección de los linderos remitiendo la correspondiente escritura para su inscripción al Registro Nacional.

ARTÍCULO 16- Consignación de sumas de dinero

La oferta de pago se hará constar en acta protocolar, la cual se iniciará con la referencia a la solicitud del oferente y al número del expediente de la notaría a la que dicha oferta da lugar.

Si el acreedor acepta el pago, este deberá hacerse en el acto, previa entrega del documento o título donde conste el crédito o de un recibo por la suma entregada en todos los demás casos. La entrega del recibo podrá omitirse si el acreedor suscribiere el acta notarial. La negativa del acreedor a proceder conforme a lo indicado equivale al rechazo de la oferta.

Si el acreedor no aceptare el pago o fuere imposible realizar la oferta por motivos atribuibles a él, se procederá conforme a lo indicado en el artículo 179 del Código Procesal Civil.

Cualquier incumplimiento de esta norma invalida, para todo efecto, el pago pretendido.

En cuanto al pago por consignación, se aplicarán en lo pertinente las disposiciones de los Códigos Civil y Procesal Civil.

ARTÍCULO 17- Autorización o legalización de libros de personas jurídicas en general

Los libros podrán llevarse en papel o en formato digital, debidamente foliados, cuando todos los interesados cuenten con firma digital.

En formato digital el contenido deberá rubricarse con firma digital debidamente autorizada y se comunicará digitalmente. Deberán indicarse el número de cédula jurídica, así como el de autorización de legalización de libros asignado por el Registro de Personas Jurídicas de manera impresa en aquellos documentos presentados físicamente al Registro de Personas Jurídicas.

Los libros sociales que se lleven en formato de papel deberán contener las siguientes características:

a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas en perfecto estado de conservación.

b) La razón de apertura emitida por el notario contará con la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página, el número de cédula jurídica, el número de legalización debidamente emitido por el Registro de Personas Jurídicas, y el día y el año ubicado en el vértice superior derecho de cada página.

c) Los libros deberán estar debidamente foliados, aun cuando sean en formato electrónico y contener, en el margen superior la leyenda que este libro corresponde al tomo específico de libro determinado de la sociedad. Deberá indicarse en dicha razón el folio a que corresponde y estamparse la firma del presidente y secretario de la sociedad, así como el sello de tinta del Notario en cada folio. También se deberán cancelar los timbres correspondientes fijados por el Registro Nacional.

ARTÍCULO 18- Liquidación de sociedades mercantiles por acuerdo unánime de socios

La liquidación de sociedades mercantiles en sede notarial, es válida siempre y cuando su disolución se haya producido por acuerdo unánime de los socios y no figuren como interesados menores de edad o personas con discapacidad sin gestor nombrado.

Una vez disuelta, la sociedad entrará en liquidación conservando su personalidad jurídica únicamente para los efectos de la liquidación y estará a cargo de uno o más liquidadores, quienes serán los administradores y representantes legales de la sociedad en liquidación, con los poderes que indique el acta que acuerde la liquidación.

El trámite se realizará con la apertura del respectivo expediente por parte del notario, para tales efectos deberá consignar:

a) Que le presentaron el libro de accionistas donde conste que son los únicos socios de la sociedad. b) Que el acuerdo de disolución y/o liquidación se tomó de manera unánime por los socios. c) Que se realizó la publicación del edicto por única vez en el diario oficial La Gaceta. d) Que se realizó la distribución de activos y pasivos en caso de que los haya o indicación de que no los hay. e) Dar fe de que tuvo a la vista el original o copia de los libros y acuerdos, e indicación del número de la cédula jurídica o citas de inscripción de la entidad jurídica. f) Cualquier otro requisito que determine el notario, necesario para la liquidación.

Cumplidos los lineamientos supra citados, el notario procederá a la presentación del documento de protocolización al Registro de Personas Jurídicas para su debida inscripción y conlleva la obligación del notario de conservar en el archivo de referencias copia del expediente de liquidación y la entrega del original a los solicitantes.

ARTÍCULO 19- Reconocimiento de hijo de mujer casada

Requerirá el cartulario de los siguientes documentos:

a) Dictamen clínico extendido por un laboratorio debidamente autorizado por el Ministerio de Salud, donde se demuestre la filiación que se pretende reconocer. b) Manifestación bajo la fe de juramento de la madre y el padre filial según el dictamen clínico, donde ambos se reconocen la paternidad de la persona menor. c) La comparecencia del padre inscrito en el Registro Civil, manifestando bajo la fe de juramento su voluntad de renunciar a la paternidad de la persona menor. d) El notario dará audiencia por tres días al Patronato Nacional de la Infancia.

Protocolizadas las manifestaciones, el notario enviará una certificación de las mismas para su inscripción en el Registro Civil.

ARTÍCULO 20- Declaración de uniones de hecho por mutuo consentimiento

Requerirá el cartulario de las siguientes actuaciones:

a) Los comparecientes deberán contar con las condiciones estipuladas en el artículo 242 del Código de Familia. b) Declaración jurada de que las partes se encuentran en libertad de estado y no sostiene ninguna otra relación. c) Recibir la prueba testimonial de dos testigos. d) El notario deberá constatar con la certificación registral respectiva, que no existe ligamen de los comparecientes con otra persona. e) La inscripción producirá los efectos del artículo 244 del Código de Familia.

El testimonio de escritura pública del reconocimiento de unión de hecho se remitirá al Registro Civil para su inscripción en un plazo de 8 días.

ARTÍCULO 21- Diligencias de utilidad y necesidad de menor

La solicitud de este trámite lo promueve el representante legal del menor, expresando el motivo y el objeto del compromiso o transacción, con los documentos y antecedentes necesarios para constatar el beneficio de la diligencia para el menor.

El procedimiento se realizará de la siguiente manera:

a) El representante legal deberá hacer la solicitud al notario, a fin de acreditar la necesidad y utilidad de las diligencias, una vez realizada, el notario procederá a recibir las pruebas correspondientes.

b) El notario llevará las acciones o diligencias necesarias para comprobar la necesidad o utilidad de enajenar o gravar el bien del hijo.

c) El valor del bien a vender, gravar o enajenar debe establecerse mediante un perito autorizado, quien realizará el respectivo avalúo, el cual deberá ser incorporado a las diligencias. Dicho perito será nombrado de la lista oficial que al efecto lleva el Poder Judicial.

d) El notario dará audiencia por tres días al Patronato Nacional de la Infancia.

e) Completado el expediente lo remitirá al juez para el dictado de la resolución final.

El juez podrá ordenar la repetición de una actuación o solicitar los informes o documentación adicional que considere bajo resolución fundada.

ARTÍCULO 22- Liquidación y distribución anticipada de bienes gananciales

El convenio de liquidación y distribución anticipada de bienes gananciales deberá realizarse en escritura pública. Requerirá el cartulario de los siguientes documentos y actuaciones:

a) Certificación de matrimonio de los cónyuges, o certificación de unión de hecho. b) Certificaciones de bienes muebles e inmuebles adquiridos durante el matrimonio o la unión de hecho. c) Documentos, y avalúos sobre bienes susceptibles de ser repartidos. d) Protocolizados los acuerdos de liquidación y distribución de bienes, el notario emitirá una certificación de las mismas para el interesado y para la correspondiente inscripción en el Registro Nacional.

ARTÍCULO 23- Divorcios y separaciones judiciales por mutuo consentimiento, en caso de que existan menores y bienes gananciales

El convenio de divorcio por mutuo consentimiento deberá realizarse en escritura pública.

Requerirá el cartulario de los siguientes documentos y actuaciones:

a) Certificación de matrimonio de los cónyuges. b) Certificación de nacimiento de los hijos menores de edad. c) Certificaciones de bienes muebles e inmuebles adquiridos durante el matrimonio. d) El convenio deberá contemplar lo relativo a distribución de bienes gananciales, pensión alimentaria de ambos cónyuges, pensión alimentaria de hijos menores, guarda y custodia de hijos menores y régimen de visitas.

Protocolizados los acuerdos el notario entregará un testimonio de la escritura para la homologación del juez de familia competente.

ARTÍCULO 24- Divorcios y separaciones judiciales sin el requerimiento de la homologación por un juez, en caso de que no existan menores ni bienes gananciales

El divorcio por mutuo consentimiento solicitado por cónyuges hábiles y no habiendo entre ellos hijos o hijas menores de edad y/o bienes susceptibles de ganancialidad, podrá tramitarse ante un notario público, mientras no haya controversia alguna. El notario estará obligado a inscribir el divorcio ante el Registro Civil.

El convenio de divorcio por mutuo consentimiento deberá realizarse en escritura pública. Requerirá el cartulario de los siguientes documentos y actuaciones:

a) Certificación de matrimonio de los cónyuges. b) Certificaciones de que no hay bienes muebles e inmuebles adquiridos durante el matrimonio. c) Declaración jurada de que no hay hijos menores, ni bienes no inscribibles o en proceso de inscripción susceptibles de distribución.

La actuación se hará en escritura pública en la cual las partes comparecerán a solicitar el divorcio, y una vez protocolizado el acuerdo de divorcio, se emitirá un testimonio para su inscripción en el Registro Civil.

ARTÍCULO 25- Información posesoria sobre inmuebles localizados en zona catastrada donde no exista conflicto ni participe el Estado, por medio del procedimiento de comprobación

El cartulario deberá cumplir con las siguientes disposiciones:

a) Confeccionará un expediente con la totalidad de las actuaciones, información y documentación. b) Deberá contener las certificaciones y planos exigidos por ley y reglamentos. c) Deberá constar en el expediente las declaraciones de los testigos, con respaldo por medios audiovisuales. d) Emitirá la publicación del aviso correspondiente y mantendrá copia del mismo en el expediente. e) De igual forma la inspección dentro del inmueble que se pretende catastrar, debe ser respaldada por medios audiovisuales. f) Deberá notificar a todos los interesados, así como a la Procuraduría General de la República por el término de cinco días.

Constando todos los requisitos exigidos, el notario remitirá el expediente al juez que corresponda para su debida aprobación y resolución final. El juez podrá solicitar que se subsane cualquier defecto u omisión para la correcta tramitación del proceso.

Aprobadas las diligencias, el juez dictará la sentencia que generará la inscripción correspondiente en el Registro Inmobiliario.

ARTÍCULO 26- Procesos cobratorios

Para tramitar en forma integral procesos de ejecución de garantías mobiliarias, procesos de ejecución hipotecarios, prendarios y monitorios de cobro judicial, el notario deberá realizar las siguientes actuaciones:

a) La parte interesada procederá a formular escrito al notario que contendrá, el tipo de obligación, el actor, el demandado, el documento base, el capital adeudado, los intereses y en caso que corresponda, los bienes dados en garantía. b) En caso que sea procedente, el notario dará trámite a la gestión notificando al deudor y fiadores. c) Proceder a notificar a los deudores o cualquier interesado que pueda resultar afectado con el proceso. Dicha notificación deberá ser efectuada por un notario diferente al que tramita el proceso. d) Deberá proceder a publicar el edicto con el día, hora y sitio en que debe celebrarse el remate, las citas de inscripción del inmueble o inmuebles en el Registro Nacional, describiendo la naturaleza, situación, linderos y medida del inmueble o inmuebles que se rematarán. e) Realizar el acta de remate, el auto que aprobó el remate, y cualquier otro auto que lo modifique, adicione o cancele gravámenes y anotaciones. f) Protocolización del instrumento público del expediente donde se llevó a cabo el proceso de ejecución. g) Para tales efectos el notario podrá emitir órdenes de embargo, medidas cautelares típicas y realizar remates.

En caso de procesos ejecutivos hipotecarios el crédito que lo genere puede estar inscrito o no inscrito.

Cuando se subasta una finca hipotecada y está afectada a las limitaciones del Instituto de Desarrollo Rural o soporta limitaciones del Banco Hipotecario de la Vivienda, no se exigirá el refrendo o la autorización, respectiva. Si se tratara de un proceso ejecutivo simple y no constan los mencionados requisitos, deberá cancelarse el asiento de presentación (artículos 67 y 122 de la Ley de Tierras y Colonización y sus reformas, y artículo 169 de la Ley del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda y sus reformas).

Los notarios que tramiten este tipo de procesos estarán sujetos a las siguientes disposiciones:

h) No podrán ubicarse en instalaciones propias de un banco, financiera, o dependientes del actor o empresas relacionadas. i) Deberán de gozar de absoluta independencia de las partes involucradas. j) Además sus oficinas deberán de contar con las condiciones idóneas, de comodidad, acceso y seguridad. k) Deberá contar con los medios tecnológicos establecidos por la Dirección Nacional de Notariado para llevar a cabo tales actuaciones. l) El remate deberá ser respaldado por medios audiovisuales.

El notario deberá inscribir la oficina donde vaya a efectuar las actuaciones para su aprobación ante la Dirección Nacional de Notariado, demostrando que cumple con los requisitos establecidos en este artículo.

En caso de oposición de quien tenga legitimación para formularla, el notario perderá su competencia y deberá remitir el proceso al juez que por competencia corresponda. Se ajustarán los procedimientos a la norma procesal y de fondo. Los notarios no podrán realizar más de tres remates al día, y su retribución será fijada por medio de honorarios y no podrán ser contratados por medio de sueldo. El remate deberá realizarse en una sala, ubicada en su notaría, adecuadamente prevista para el caso y con acceso al público.

Estas actuaciones tendrán como norma supletoria el Código Procesal Civil. Las actuaciones deberán de ajustarse a los procedimientos indicados en este cuerpo normativo.

La puesta en posesión de los bienes, le corresponderá al juez competente de turno, quien verificará que se hayan cumplido los requisitos y procedimientos de ley.

ARTÍCULO 27- Notificaciones de procesos administrativos y judiciales

El notario está autorizado para realizar notificaciones en procesos administrativos y judiciales bajo los siguientes lineamientos:

a) Iniciado un proceso administrativo o judicial, la parte interesada le solicitará por escrito realizar la notificación de conformidad con la Ley de Notificaciones Judiciales. b) No se requiere de la autorización judicial para realizar la notificación. c) La notificación se realizará en papel de seguridad y se entregará copia a las personas notificadas o a quien debiere recibirla. d) El notario presentará a la autoridad administrativa o judicial la notificación realizada.

ARTÍCULO 28- Valor de las actuaciones

Para todos los efectos legales, las actuaciones de los notarios en los asuntos de su competencia tendrán valor equivalente a las practicadas por los funcionarios judiciales.

El notario deberá llevar un expediente electrónico o físico. Y las actuaciones tales como remates, inspecciones, declaración de testigos, de partes y otras similares, deberán ser gravadas mediante audio y video, que deberá conservar por espacio de diez años. Copia de ese archivo digital, lo remitirá al Archivo Notarial con declaración jurada adjunta, afirmando que se trata de una copia fiel y exacta que el fedatario también deberá conservar.

ARTÍCULO 29- Requerimientos del juez

En los casos en que la resolución final deba ser emitida por un juez de la República, este podrá según su criterio, emitir resolución fundada en la cual solicite al notario los siguientes requerimientos:

a) Solicitar al notario que corrija, adicione, aclare, o sustituya algún testimonio, trámite, documento, o procedimiento. b) Solicitar el expediente físico y electrónico al notario para seguir su tramitación en su despacho. c) Ante evidentes faltas al procedimiento, el juez podrá remitir copia del expediente a fin de que el notario sea elevado a un procedimiento disciplinario o penal.

ARTÍCULO 30- Asuntos pendientes en los tribunales

Los asuntos pendientes en los tribunales podrán ser continuados y concluidos por el notario que se escoja, si todos los interesados lo solicitaren así por escrito.

ARTÍCULO 31- Honorarios

El notario autorizado devengará honorarios iguales a los que perciben los abogados por la tramitación de asuntos similares con sede judicial.

ARTÍCULO 32- Registro y custodia de expedientes

El notario deberá llevar un registro de cada uno de los expedientes, debiendo contar con soporte digital, según las indicaciones tecnológicas que emita el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, siempre y cuando cumpla con las disposiciones giradas por la Dirección Nacional de Notariado, los cuales numerará en forma continua. En ausencia de indicaciones tecnológicas, el notario respaldará el expediente, según su mejor criterio.

Una vez concluido el expediente se remitirá en forma física o digitalmente, al Departamento de Archivo Notarial del Archivo Nacional para la custodia definitiva.

El notario será responsable por la pérdida, destrucción o deterioro del expediente físico.

ARTÍCULO 33- Pérdida de la competencia

El notario se abstendrá de continuar tramitando el asunto no contencioso en los siguientes casos:

a) Cuando algún interesado se lo solicite. b) Por oposición escrita ante la Notaría. c) Cuando los herederos decidan cambiar de notario público en el conocimiento del sucesorio, siempre y cuando no exista perjuicio a las reglas de ética notarial. d) En el caso de declinatoria por parte del notario público, una vez iniciado el sucesorio, de acuerdo a criterios de oportunidad o legalidad. e) Cuando surja la mínima contención o declinatoria entre interesados. f) Cuando el tribunal respectivo lo disponga, a solicitud de parte interesada. g) Cuando un juez se lo ordene por el conocimiento que este tenga de un asunto. h) Cuando lo ordene la Dirección Nacional del Notariado.

Ante esas situaciones, el notario suspenderá todo trámite y pasará el expediente al Tribunal al que le competa conocerlo. Las resoluciones y actuaciones posteriores a la pérdida de competencia serán absolutamente nulas.

Si el notario persistiere en seguir conociendo del asunto a pesar de la oposición expresa, una vez prevenido, será juzgado y sancionado por el delito de desobediencia a la autoridad, además disciplinariamente ante el Juzgado Notarial.

Los trámites anteriores son válidos y surten sus efectos, salvo que fueran contrarios al debido proceso, pues el juez podrá anularlos de oficio.

CAPÍTULO III

Reformas de Leyes Conexas

Sección I

Reformas

ARTÍCULO 34- Se reforman el inciso c) del artículo 4, el artículo 9, el artículo 26, el primer párrafo del artículo 27, el artículo 32, el artículo 129, el inciso h) del artículo 143, los incisos c) y d) del artículo 144, y el inciso b) del artículo 146 de la Ley N.° 7764, Código Notarial, de 17 de abril de 1998, los textos son los siguientes:

Artículo 4- Impedimentos

Están impedidos para ser notarios públicos:

[…]

c) Los condenados por delitos contra la propiedad, la fe pública, buena fe, administración de justicia, confianza pública o delitos relativos a la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades Conexas, N.° 7093, de 22 de abril de 1988. Cuando la condena se haya pronunciado en el extranjero, la prueba de la sentencia firme requerirá del exequátur correspondiente. Este impedimento regirá por todo el plazo establecido en la sentencia condenatoria, sin posibilidad de ser disminuido por los beneficios que, de conformidad con la legislación procesal penal, puedan otorgarse al condenado.

Artículo 9- Póliza de garantía

Cada notario en ejercicio deberá suscribir una póliza de fidelidad profesional con alguna de las empresas aseguradoras reconocidas por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica, para garantizar a las partes y terceros, el pago de una eventual indemnización por los daños y perjuicios causados en el ejercicio de la función notarial.

La responsabilidad de cada notario por sus errores es individual, no es gremial ni solidaria. El monto máximo de indemnización, es la suma equivalente a 20 salarios base de un oficinista uno del Poder Judicial por evento, monto que será indexado cada dos años en el mes de febrero de cada año, de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC), acumulado a diciembre del año anterior.

Las entidades aseguradoras deberán informar mensualmente a la Dirección Nacional de Notariado, el estado de pago del notario.

Dentro de los cinco días hábiles siguientes a cada pago realizado por el notario, la empresa aseguradora girará a la Dirección Nacional de Notariado, la suma correspondiente al cinco por ciento (5%) del mismo, para atender los gastos administrativos que ocasionen la supervisión y control de las garantías.

La Dirección Nacional de Notariado inhabilitará a los notarios omisos en el cumplimiento de ese requisito, en la forma prevista por el Código Notarial.

Artículo 26- Deber de presentar índices

Los notarios públicos y funcionarios consulares en funciones de notarios, deben presentar, mensualmente, al Archivo Notarial índices con la enumeración completa de los instrumentos autorizados y los requisitos que señala esta oficina. También deberá de presentar, dentro del mes siguiente de terminado el asunto, el soporte digital o electrónico o aquel medio que fuese exigido por el Archivo Nacional de los procedimientos no contenciosos en sede notarial.

Artículo 27- Presentación de los índices

Los índices mensuales deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes al último de cada mes. Los notarios podrán remitirlos al Archivo Notarial, por correo certificado o cualquier otro medio que este autorice, con indicación del contenido. Cuando se envíen por correo certificado, se tomará como fecha de presentación la señalada en el recibo extendido por la oficina de correos.

[…]

Artículo 32- Competencia territorial

Los notarios públicos son competentes para ejercer sus funciones en todo el territorio nacional y, fuera de él, en la autorización de actos y contratos de su competencia que deban surtir efectos en Costa Rica. Podrán los notarios públicos autorizar actos o contratos a fin de que tengan efectos en el extranjero, en el tanto tengan plena seguridad de que pueden ser utilizados en el país al cual van dirigidos, y la legislación de dicho país no considere al notario como incompetente para surtir sus efectos allí o ineficaz el acto. Los notarios consulares solo podrán actuar en las circunscripciones territoriales a que se refiere su nombramiento.

Artículo 129- Competencia material

Los notarios públicos podrán tramitar los procedimientos establecidos en la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial.

El trámite de todos estos asuntos ante la sede notarial será voluntario, cuando no figuren como interesados menores de edad ni incapaces.

Artículo 143- Suspensiones hasta por un mes

Se impondrá a los notarios una suspensión hasta por un mes de acuerdo con la importancia y gravedad de la falta, cuando:

[…]

h) No comuniquen a la Dirección, dentro del mes siguiente, las modificaciones, y los cambios relativos al lugar de la notaría y demás datos correspondientes.

[…]

Artículo 144- Suspensiones hasta por seis meses

Se impondrá a los notarios suspensión de uno a seis meses, según la gravedad de la falta, cuando:

[…]

c) Transcriban, reproduzcan o expidan documentos notariales sin ajustarse al contenido del documento transcrito o reproducido, de modo que se induzca a error a terceros o incurran en una clara violación a la fe pública.

d) No notifiquen ni extiendan, la nota marginal referida en el artículo 96 y esto provoque un daño a las partes o una clara violación a la fe pública.

[…].

Artículo 146- Suspensiones de tres años a diez años.

Los notarios serán suspendidos desde tres años y hasta por diez años cuando:

[…]

b) Incurran en alguna anomalía, con perjuicio para las partes o terceros interesados, al tramitar asuntos correspondientes a la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial.

[…].

ARTÍCULO 35- Se reforma el artículo 10 de la Ley N.° 3883, Ley de Inscripción de Documentos en el Registro Público, de 30 de mayo de 1967, el texto es el siguiente:

Artículo 10- En caso de protocolizaciones de remate, el registrador practicará las cancelaciones e inscripciones ordenadas por el funcionario judicial o el notario según corresponda y de las que deban desaparecer automáticamente a causa del remate efectuado por ser incompatibles con el mismo.

ARTÍCULO 36- Se reforma el último párrafo del artículo 468 de la Ley N.° 63 Código Civil, de 28 de setiembre de 1887, el texto es el siguiente:

Artículo 468- Se anotarán provisionalmente

[…]

La vigencia de las anotaciones contempladas en los incisos 1), 2), 3) y 4) 4) bis de este artículo, será determinada de acuerdo con el término de la prescripción extintiva correspondiente a la obligación o el derecho de que se trate. Estas anotaciones provisionales no impiden la inscripción de documentos presentados con posterioridad. Transcurrido dicho término, quedan canceladas sin necesidad de declaratoria ni de asiento. Este tipo de anotaciones se considerará gravamen pendiente en la propiedad. Cualquier adquirente de un bien anotado aceptará implícitamente, las resultas del juicio y el registrador lo consignará así en el asiento respectivo, al inscribir títulos nuevos. El plazo de caducidad al que se refiere el inciso 5 de este artículo se suspende cuando el registrador solicite el cotejo administrativo establecido en el artículo 125 del Código Notarial, mientras el Archivo Notarial no se pronuncie; cuando se presente algún recurso contra la calificación del registrador; cuando sea necesaria la comparecencia ante un órgano jurisdiccional, para subsanar el defecto y cuando el documento sometido a calificación, por su complejidad, no pueda cumplir este trámite dentro del plazo fijado por la ley. El criterio para determinar la complejidad de los títulos presentados al Registro se determinará en el reglamento respectivo. En ningún caso, la suspensión del plazo de caducidad podrá exceder de tres meses contados desde la fecha de vencimiento original, salvo si se hubieren interpuesto recursos contra la calificación registral en cuyo caso, el plazo de caducidad se reactivará desde la fecha de la notificación de la resolución definitiva del recurso correspondiente. La anotación provisional será cancelada por el registrador al determinar la caducidad e inscribir nuevos títulos.

ARTÍCULO 37- Se reforma el primer párrafo del artículo 128.3 de la Ley N.° 9342, Código Procesal Civil, de 8 de octubre de 2016, para que se lea de la siguiente manera:

128.3 Avalúo. Se tendrá como valor de los bienes inmuebles, vehículos u otros, aquel valor tributario o fiscal asignado por Tributación y que conste en los registros públicos. En los demás casos, se nombrará perito.

[…]

ARTÍCULO 38- Se reforma el nombre del título VI, de la Ley N.° 7764, Código Notarial, de 17 de abril de 1998, para que se lea de la siguiente manera:

Título VI

De los Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial

Capítulo Único

Sección II

Adiciones

ARTÍCULO 39- Se adicionan un inciso g) al artículo 3, un inciso f) al artículo 7, un tercer párrafo al artículo 14, los incisos k) y l) al artículo 143, un inciso f) al artículo 144, un inciso e) al artículo 145, y un inciso e) al artículo 146 de la Ley N.° 7764, Código Notarial, de 17 de abril de 1998, los textos son los siguientes:

Artículo 3- Requisitos

Para ser notario público y ejercer como tal, deben reunirse los siguientes requisitos:

[…]

g) Contar con dirección electrónica habilitada y debidamente reportada ante la Dirección Nacional de Notariado. Las notificaciones y comunicaciones que se le trasmitan al notario por parte del Juzgado Notarial, Dirección Nacional del Notariado o cualquier otra entidad pública, se considerarán oficialmente efectuadas, incluyendo la primera imputación formal de un proceso de cualquier naturaleza.

Artículo 7- Prohibiciones

Prohíbase al notario público:

[…]

f) Atender asuntos de la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial, en oficina o empresas diferentes a su Notaría.

Artículo 14- Notario consular

[…]

Los notarios consulares no podrán tramitar asuntos de la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial.

Artículo 143- Suspensiones hasta por un mes

Se impondrá a los notarios una suspensión hasta por un mes de acuerdo con la importancia y gravedad de la falta, cuando:

[…]

k) No se ajusten a la transcripción fiel del testimonio, cuando corresponda, aunque no generen lesión alguna o daño a la fe pública o a las partes.

l) No notifiquen ni extiendan, la nota marginal referida en el artículo 96. O dejen de aplicar en el protocolo o en el testimonio las notas correspondientes.

Artículo 144- Suspensiones hasta por seis meses

Se impondrá a los notarios suspensión de uno a seis meses, según la gravedad de la falta, cuando:

[…] f) No se ajuste a los trámites, gestiones o documentos correspondientes a la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial, pese a que no generen ninguna lesión o daño a las partes o a la fe pública.

Artículo 145- Suspensiones de seis meses a tres años

A los notarios se les impondrán suspensiones desde seis meses y hasta por tres años:

[…]

e) No se ajuste a los trámites, gestiones, emisión de órdenes o medidas cautelares, o documentos correspondientes a la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial y haya generado lesión o daño por sus actuaciones u omisiones o puedan generar daño o lesión las partes o a la fe pública.

Artículo 146- Suspensiones de tres años a diez años

Los notarios serán suspendidos desde tres años y hasta por diez años cuando:

[…]

e) No se ajuste a los trámites, gestiones, emisión de ordenes o medidas cautelares, o documentos correspondientes a la Ley de Procedimientos No Contenciosos en Sede Notarial y hayan generado lesión o daño o sus actuaciones u omisiones puedan generar daño o lesión a las partes o a la fe pública y sus actuaciones hayan sido claramente delincuenciales, simuladas, o fraudulentas.

ARTÍCULO 40- Se adiciona el inciso 4 bis del artículo 468 de la Ley N.° 63 Código Civil, de 28 de setiembre de 1887, el texto es el siguiente:

Artículo 468- Se anotarán provisionalmente:

[…]

4.Bis. Las anotaciones de inmovilización de inmuebles.

[…].

CAPÍTULO IV

Derogaciones

ARTÍCULO 41- Se derogan los artículos 130, 131, 132, 133, 134, 135, 136 y 137, del título VI de la Ley N.° 7764, Código Notarial, de 17 de abril de 1998.

CAPÍTULO V

Disposiciones Transitorias

TRANSITORIO I- Los expedientes que estén en trámite a la entrada en vigencia de la presente ley, deberán ser remitidos por los notarios responsables una vez finalizados, al Departamento de Archivo Notarial del Archivo Nacional, en formato digital.

TRANSITORIO II- Los expedientes custodiados por un plazo máximo de tres años por los notarios y notarias, deberán ser remitidos al Departamento de Archivo Notarial del Archivo Nacional, a la entrada en vigencia de la presente ley, en formato digital, electrónico u otra análoga que dicte esta dependencia.

TRANSITORIO III- Las anotaciones referidas al inciso 4 bis del artículo 468 del Código Civil reformado mediante la presente ley, en las que hayan trascurrido más de diez años desde su anotación, serán canceladas en el término de un mes.

TRANSITORIO IV- Se insta al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, para que, en el término de seis meses, posterior a la entrada en vigencia de la presente normativa, fije los honorarios, mediante decreto, de las gestiones que generan las nuevas competencias que se les asignan a los profesionales en notariado en la presente ley.

Rige seis meses después de su publicación.

María Vita Monge Granados Jorge Luis Fonseca Fonseca

Diputada y diputado

13 de marzo de 2020

NOTAS: Este proyecto cumplió el trámite de revisión de errores formales, materiales e idiomáticos en el Departamento de Servicios Parlamentarios.

Este proyecto pasó a estudio e informe de la Comisión Permanente Ordinaria de Asuntos Jurídicos.