Archivado el plan que movía expedientes notariales al Notariado

ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

PROYECTO DE LEY

MODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 22, 23 y 131 DEL CÓDIGO NOTARIAL LEY N° 7764 DEL 17 DE ABRIL DE 1998

PODER EJECUTIVO

EXPEDIENTE N.° 22.513

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PARLAMENTARIOS UNIDAD DE PROYECTOS, EXPEDIENTES Y LEYES

NOTA: A solicitud del proponente, este Departamento no realizó la revisión de errores formales, materiales e idiomáticos que pueda tener este proyecto de ley PROYECTO DE LEY

MODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 22, 23 y 131 del Código Notarial Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998

EXPEDIENTE N° 22.513

ASAMBLEA LEGISLATIVA:

El presente proyecto de ley busca modificar los artículos 22, 23 y 131 del Código Notarial (Ley 7764), con el fin de generar mejor operatividad a nivel de la Dirección Nacional, fortaleciendo así las atribuciones del Director Ejecutivo y el Consejo Superior Notarial.

En cuanto al artículo 131 del Código de rito, se requiere una reforma en cuanto a la custodia definitiva y tratamiento de los expedientes que generan los notarios públicos cuando realizan actividad judicial no contenciosa.

Exposición de motivos para la modificación de los artículos 22 y 23 del Código Notarial:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Código Notarial, la Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, que cuenta con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional. A su vez ostenta personalidad jurídica instrumental para realizar actividad contractual, administrar sus recursos y su patrimonio. En cuanto a la autonomía funcional el artículo 23 del Código de cita enumera las atribuciones del Director Ejecutivo, como a continuación se detalla:

“Artículo 23.- Director Ejecutivo

Las funciones de administración, organización y fiscalización que debe llevar a cabo la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo de un director ejecutivo. Será elegido y nombrado por acuerdo de mayoría simple de la totalidad de los miembros del Consejo Superior Notarial.

El director ejecutivo estará excluido del Régimen de Servicio Civil y será nombrado por el plazo de cinco años prorrogables, indefinidamente, por períodos iguales. Las atribuciones del director ejecutivo serán las siguientes:

n) Ejercer la representación legal de la Dirección Nacional de Notariado”. (El resaltado es nuestro).

Así, en el tema del ejercicio de la representación legal y siendo que el órgano desconcentrado que cuenta con personalidad jurídica instrumental, la norma le atribuye expresamente la representación legal al Director Ejecutivo. Entendiéndose como representación legal la que permite al delegado que se haga cargo de los negocios, obligaciones y hasta de los derechos del representado; que los administre y disponga de ellos según las condiciones acordadas en el momento de crearse la representación, más no su representación judicial.

Al respecto de los órganos que cuenten con personalidad instrumental, la Procuraduría General de la República ha indicado en el Dictamen C-068-2009 de fecha 10 de marzo del 2009, lo siguiente:

“En atención a lo dicho, y de cara a la nueva normativa contenciosa administrativa, si el órgano con personalidad instrumental ha emitido y ejecutado una conducta administrativa en ejercicio de las competencias que le han sido otorgadas, es el principal llamado a defenderla en caso de ser ésta impugnada en sede judicial, precisamente, al conocer éste su fundamento y justificación, de ahí que deba asumir la defensa de sus actuaciones.

En relación a lo antes dicho, con el cambio operado a nivel procesal con la entrada en vigencia del Código Procesal Contencioso Administrativo, el Consejo de Transporte Público puede ser llamado directamente a juicio como parte demandada en razón de la personalidad jurídica instrumental que ostenta, según lo dispuesto en el numeral 12 inciso 2) del Código de referencia:

“Artículo 12.- Se considerará parte demandada: (…)

2. Los órganos administrativos con personalidad jurídica instrumental, en tanto sean autores de la conducta administrativa objeto de proceso, conjuntamente con el Estado o el Ente al que se encuentren adscritos…”

Sobre este punto, este Órgano Asesor ha manifestado:

“(…) Esta capacidad jurídica de los entes dotados de personalidad jurídica instrumental ha sido avalada por la jurisprudencia administrativa y judicial reiteradamente, por lo que su aplicación resulta plenamente procedente. Incluso, el Código Procesal Administrativo establece en el inciso c) del punto 3) de su artículo número 1, que la jurisdicción administrativa alcanza a todas las entidades de derecho público, en las que, como hemos visto, se incluyen las que gozan de personalidad jurídica instrumental, al grado que en su numeral 12 párrafo segundo, las admite como parte pasiva del procedimiento…” (Opinión Jurídica número OJ-099-2007 de 2 de octubre del 2007).

Conteste a lo antes indicado, resulta claro que, el Consejo de Transporte Público, al ostentar personalidad jurídica instrumental, posee capacidad procesal para ser parte demandada en los juicios contenciosos, y a ese efecto, cuenta con órganos internos, a los cuales les corresponde la representación judicial y extrajudicial.

Lo señalado en el párrafo anterior in fine, se puede identificar con la figura del mandato judicial, lo que permite al mandatario apersonarse al proceso judicial y ejercer la defensa técnica jurídica del mandante. (…)

En el mismo dictamen la Procuraduría General de la República analiza la posibilidad de que los órganos con personalidad instrumental como lo es la Dirección Nacional de Notariado sean demandados directamente en un proceso judicial de conformidad con el artículo 12 inciso 2) del Código Procesal Contencioso Administrativo, Ley número 8508, indicando en lo que interesa:

“ (…) Pero además, no puede obviarse que con la entrada en vigencia del Código Procesal Contencioso Administrativo ha operado un cambio procesal profundo en nuestra legislación, y en el funcionamiento mismo de las administraciones públicas y del sistema de la jurisdicción contenciosa administrativa, que en definitiva ha venido a modificar el funcionamiento tradicional de los departamentos jurídicos; no obstante, las labores que deban asumir ante el cambio procesal ocurrido no pueden estimarse como nuevas o ajenas a sus puestos, en virtud, precisamente, de corresponder a las tareas propias del abogado o profesional en derecho.

En ese sentido, se ha manifestado:

“(…) es muy probable suponer, que a causa de las audiencias que el juez debe dar a los jerarcas, de conformidad con los incisos 3 y 4 del artículo 31 del CPCAD, las AJ tendrán una importante participación en cuando a la orientación jurídica de este funcionario, pues deberá confirmar, o bien, modificar, anular, revocar o cesar la conducta administrativa impugnada, en beneficio del administrado. En esta etapa procesal, independientemente de si se trata de una AJ de la AP central o descentralizada, continúan actuando como órganos auxiliares, y no como mandatario judicial, situación que sí se presenta, como se verá más adelante, con las AJ de los órganos con personalidad jurídica instrumental y de los entes de la AP descentralizada en otras fases posteriores del proceso, no así con las AJ de la AP central que no ejercen la función contenciosa, pues esta corresponde a la PGR (…)”(El subrayado es nuestro).

En este orden de ideas, y habiéndose ya afirmado que los abogados de las asesorías jurídicas de órganos con personalidad instrumental pueden comparecer en juicio cuando así se les requiera, debemos referirnos al instrumento jurídico que avalaría tal actuación. Al efecto, nuestro ordenamiento jurídico contempla la figura del mandato, mediante el cual el mandante encomienda la realización de actos al mandatario, a través del otorgamiento de un “poder”.

En nuestro ordenamiento, estas figuras se encuentran reguladas a partir del artículo 1251 del Código Civil. Interesa aquí mencionar lo dispuesto en los artículos 1256, 1288 y 1289, que establecen lo siguiente:

(…) De la normativa antes citada, es dable indicar que, a través de la emisión de un poder, especial o judicial, se encargue al mandatario la realización de las actuaciones jurisdiccionales pertinentes en un determinado asunto, siendo el mandante, quien definirá los alcances de tal poder al momento de su otorgamiento –participación o no en todas las fases del proceso, posibilidad de conciliar o no, etc-. (…)

Concluyendo este órgano superior consultivo que:

“(…) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 del Código Procesal Contencioso Administrativo, este tipo de órganos pueden ser llevados a juicio como parte demandada en esa jurisdicción, con las implicaciones que ello pueda tener sobre sus actuaciones y presupuesto.

El ordenamiento jurídico otorga a la Procuraduría General de la República, la función de representación judicial del Estado en materias de su competencia. Esta es una función de naturaleza técnico-jurídica expresamente contenida en los artículos 1 y 20 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, número 6815. Al respecto se encuentra el Dictamen C-157-2018 de fecha 27 de junio del 2018, que dispone:

“(…) Finalmente conviene advertir que el artículo 16 del Código Procesal Contencioso Administrativo ha sido conteste con la doctrina expuesta. Esto al establecer que en la Jurisdicción Contencioso-Administrativa y Civil de Hacienda, la representación y defensa de la Administración central, de los Poderes del Estado, el Tribunal Supremo de Elecciones, la Contraloría General de la República y la Defensoría de los Habitantes de la República, en tanto ejerzan función administrativa, corresponde a la Procuraduría General de la República:

“ARTÍCULO 16.- En la Jurisdicción Contencioso-Administrativa y Civil de Hacienda, la representación y defensa de la Administración central, de los Poderes del Estado, el Tribunal Supremo de Elecciones, la Contraloría General de la República y la Defensoría de los Habitantes de la República, en tanto ejerzan función administrativa, corresponderá a la Procuraduría General de la República.”

(…) No obstante lo anterior, es claro que, por vía de excepción, y en aquellos casos que el Legislador haya dotado de personalidad jurídica instrumental a un órgano del Estado – y que la misma Ley le haya otorgado a su jerarca con la potestad de representación judicial-, éste se encontraría habilitado, en principio, para comparecer por sí mismo en juicio, precisamente a través de aquel funcionario a quien la Ley le reconozca dicha representación judicial o por medio de a quien éste le otorgue un poder judicial. En nuestro dictamen C-068-2009 de 10 de marzo de 2009, explicamos que la personalidad jurídica instrumental habilita al respectivo órgano para defender su gestión y sus recursos en la vía judicial:

“En atención a lo dicho, y de cara a la nueva normativa contenciosa administrativa, si el órgano con personalidad instrumental ha emitido y ejecutado una conducta administrativa en ejercicio de las competencias que le han sido otorgadas, es el principal llamado a defenderla en caso de ser ésta impugnada en sede judicial, precisamente, al conocer éste su fundamento y justificación, de ahí que deba asumir la defensa de sus actuaciones.

(…).

Tal y como se desprende de la norma transcrita supra, la representación judicial y extrajudicial sin límite de suma del Consejo de Transporte Público le corresponde al Director Ejecutivo y al Presidente, en conjunto o separadamente, de suerte que, ante tal atribución, éstos deben asumir los actos correspondientes a la representación dicha, por ejemplo, el apersonamiento en juicio ejerciendo actuaciones judiciales, contestación de audiencias escritas, participación en audiencias orales, etc., contando para ello con el asesoramiento técnico jurídico necesario brindado por la Dirección de Asuntos Jurídicos.

Pero, además, la norma antes referida, prevé la posibilidad de que el Director Ejecutivo y el Presidente del Consejo, en su calidad de representantes judiciales y extrajudiciales de dicho órgano colegiado, puedan otorgar, previo acuerdo del Consejo, poderes judiciales o extrajudiciales cuando sea de interés debidamente comprobado por la Dirección Ejecutiva”.

Así las cosas, se ha comprendido que la representación judicial ejercida propiamente por los órganos con personalidad jurídica instrumental es para responder administrativa y patrimonialmente de forma directa por sus actos, sin que esto implique, de ninguna forma, que dichos órganos dejen de ser parte del Estado, de ahí que conforme lo dispone el artículo 12 inciso 2 del Código Procesal Contencioso Administrativo, en caso de que se demande a un órgano con personalidad jurídica instrumental, debe comparecer también de forma conjunta el Estado representado por la Procuraduría General.

Igualmente, se debe acotar que la función de representación judicial no es, sin embargo, una función esencial de los órganos con personalidad jurídica instrumental. Ahora bien, sin perjuicio de lo anterior, lo cierto es que el artículo 18 del Código Procesal Contencioso Administrativo, ha previsto la posibilidad de que las administraciones públicas demandadas en sede contenciosa, puedan actuar en dicho foro bajo una misma representación judicial siempre que no existan posiciones contradictorias. El artículo 18 de mención prescribe:

“ARTÍCULO 18.- Quienes actúen como demandados, en virtud de lo dispuesto en el artículo 12 de este Código, o como coadyuvantes, con excepción de la Contraloría General de la República, podrán litigar unidos y bajo una misma representación y dirección, siempre que sus posiciones no sean contradictorias.”

Luego, debe indicarse que, al amparo del artículo 18 del Código Procesal Contencioso Administrativo cabe el supuesto de qué mediante acuerdo, un órgano del Estado con personalidad jurídica instrumental decida comparecer en juicio bajo la misma representación del Ente mayor, sea la que ejerce la Procuraduría General.

Debe insistirse. El representante natural del Estado ante los Tribunales de Justicia es la Procuraduría General de la República, por lo que de conformidad con los artículos 1 y 20 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República en relación con el artículo 18 del Código Procesal Contencioso Administrativo, cabe la posibilidad de que un órgano estatal a quien se le ha conferido personalidad jurídica instrumental, acuerde, sin embargo, comparecer en juicio bajo la misma representación judicial que ejerce la Procuraduría General.

Por supuesto, cabe aclarar, obiter dictum, que no sería dable ni válido pensar en la posibilidad inversa, sea que la Procuraduría General resuelva comparecer en juicio bajo la representación judicial de un órgano con personalidad jurídica instrumental. A este respecto, se debe ser enfático que, tal y como se ha explicado con suficiencia, la representación judicial del Estado es una función esencial de la Procuraduría General, la cual no podría ser delegable. (Doctrina del artículo 89 de la Ley General de la Administración Pública).

En definitiva, en el tanto el Consejo Nacional de Concesiones, es órgano del Ministerio de Obras Públicas y Transportes con personalidad jurídica instrumental y en el cuanto la Ley le otorga la facultad de representación judicial– doctrina del numeral 7 de la Ley N.° 7762 de 14 de abril de 1998 -, cabe la posibilidad de que dicho Consejo acuerde comparecer en juicio bajo la misma representación judicial que ejerce la Procuraduría General, siempre que no exista contradicción entre la posición del Estado y la de ese Consejo.

Concluyendo este órgano superior consultivo que de conformidad con los artículos 16 y 18 del Código Procesal Contencioso Administrativo y los numerales 1 y 20 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General, es posible que los órganos con personalidad jurídica instrumental y con capacidad para representación judicial, acuerden comparecer en juicio bajo la misma representación judicial que ejerce la Procuraduría General, siempre que no exista contradicción entre la posición del Estado y dicho órgano.

De conformidad con los antecedentes expuestos y en atención al artículo 23 inciso n) del Código Notarial, el Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado cuenta únicamente con la representación legal. De la literalidad de la norma no se puede desprender que el Director Ejecutivo cuente a su vez con la representación judicial de esta Dirección, por lo que la reforma normativa viene a solventar dicho vacío y otorgarle a su vez la representación judicial al puesto del Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado, quedando el artículo 23 inciso n) del Código de Rito de la siguiente manera:

Versión actual del artículo 23 inciso n) del Código Notarial Versión de reforma normativa del artículo 23 inciso n) del Código Notarial

Artículo 23.-Director Ejecutivo

Las funciones de administración, organización y fiscalización que debe llevar a cabo la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo de un director ejecutivo. Será elegido y nombrado por acuerdo de mayoría simple de la totalidad de los miembros del Consejo Superior Notarial.

El director ejecutivo estará excluido del Régimen de Servicio Civil y será nombrado por el plazo de cinco años prorrogables, indefinidamente, por períodos iguales. Las atribuciones del director ejecutivo serán las siguientes: (…) n) Ejercer la representación legal de la Dirección Nacional de Notariado.

Artículo 23.-Director Ejecutivo

Las funciones de administración, organización y fiscalización que debe llevar a cabo la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo de un director ejecutivo. Será elegido y nombrado por acuerdo de mayoría simple de la totalidad de los miembros del Consejo Superior Notarial.

El director ejecutivo estará excluido del Régimen de Servicio Civil y será nombrado por el plazo de cinco años prorrogables, indefinidamente, por períodos iguales. Las atribuciones del director ejecutivo serán las siguientes: (…) n) Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la Dirección Nacional de Notariado, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma, sin perjuicio de lo indicado en el artículo 22 del Código Notarial.

En el mismo sentido y afianzado en las consideraciones anteriores se procede a realizar la propuesta de adición referente a la representación judicial y extrajudicial con el fin de que esté a cargo del Presidente del Consejo Superior Notarial, en ausencia del Director Ejecutivo:

Versión actual del artículo 22 del Código Notarial Propuesta de adición al artículo 22 del Código Notarial

Artículo 22.-Consejo Superior Notarial

Las funciones de dirección y emisión de políticas y directrices de la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo del Consejo Superior Notarial, conformado por cinco personas propietarias. Se designará, además, una persona suplente por cada propietaria. Las atribuciones del Consejo Superior Notarial son las siguientes:

(…) viii) Nombrar a la persona que ocupe el cargo de director ejecutivo y designar a su sustituto en caso de ausencia temporal.

Artículo 22.-Consejo Superior Notarial

Las funciones de dirección y emisión de políticas y directrices de la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo del Consejo Superior Notarial, conformado por cinco personas propietarias. Se designará, además, una persona suplente por cada propietaria. Las atribuciones del Consejo Superior Notarial son las siguientes: (…) ix) Conceder al presidente (a) del Consejo Superior Notarial la representación legal, judicial y extrajudicial de la Dirección Nacional de Notariado, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma, en ausencia del Director Ejecutivo.

Exposición de motivos para la modificación del artículo 131 del Código Notarial:

El proyecto de ley tiene la intención de reformar de primera mano el artículo 131 del Código Notarial, para qué en adelante los expedientes relacionados con la actividad judicial no contenciosa, una vez concluidos, sean remitidos al Archivo Institucional de la Dirección Nacional de Notariado para su resguardo definitivo.

Como referencia histórica se encuentra el voto Nº 7965-06 emitido por la Sala Constitucional donde declaró inconstitucional la pertenencia de la Dirección Nacional de Notariado al Poder Judicial; esto constituyó un gran impacto institucional para el sistema de organización de la actividad notarial que había iniciado en el año 1998 con la entrada en vigencia del Código Notarial, y que desde hacía más de cien años había estado en manos del Poder Judicial, por medio de algunas funciones asumidas por la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia.

A pesar de tal decisión, no cabe la menor duda que la nueva ubicación de la Dirección Nacional de Notariado está orientada a su fortalecimiento pues no tendría sentido separarla de la estructura del Poder Judicial para convertirla en un órgano ineficiente, en perjuicio de los administrados. En este sentido, la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010 dispuso ubicar la DNN dentro del mismo Sector Público, pero en el marco del Poder Ejecutivo, de manera que no perdiera la independencia de criterio que había tenido en el marco del Poder Judicial.

Con la citada reforma legal la DNN se separó del Poder Judicial y se constituyó en un órgano adscrito al Ministerio de Justicia y Paz. Durante más de un año luego de la vigencia de la citada ley, el Poder Judicial continuó colaborando con el préstamo de instalaciones, mobiliario y equipo, suministro de los servicios telefónicos y de electricidad, de manera tal que la citada Dirección contara con plazo para organizarse bajo el alero del Ministerio de Justicia.

Partiendo de la premisa de que los órganos e instituciones del Estado deben prestarse asistencia recíproca, como se hizo con la DNN a pesar de la separación con el Poder Judicial, éste último continuó prestándole la colaboración para la custodia de los expedientes de actividad judicial no contenciosa en sede notarial debido a que expresamente el Código Notarial en su artículo 131 que se encuentra en el TÍTULO VI denominado DE LA COMPETENCIA EN ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA, CAPÍTULO ÚNICO, señalando actualmente:

“ARTÍCULO 131.- Registro y custodia de expedientes

El notario deberá llevar un registro de cada uno de los expedientes, los cuales numerará en forma continua. Una vez concluidos, se remitirán al Archivo Judicial para la custodia definitiva.”

Como es evidente, nos encontramos ante una disposición legal que dispone como competencia del Archivo Judicial del Poder Judicial la custodia de los expedientes de la actividad judicial no contenciosa mientras la Dirección Nacional de Notariado se encontraba aún dentro de la organización de este Poder de la República.

Sin embargo, mediante Ley Nº 8795 del 4 de enero de 2010 se modificó el Código Notarial, Ley Nº 7764 de 17 de abril de 1998, y se reformó el artículo 141 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. En lo que aquí interesa, el artículo 21 de la reforma al Código Notarial indicó:

" Artículo 21.-Naturaleza y ámbito de competencia. La Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional. Tendrá personalidad jurídica instrumental para realizar actividad contractual, administrar sus recursos y su patrimonio.

La Dirección Nacional de Notariado formulará y aprobará su anteproyecto de presupuesto. El presupuesto estará constituido por los recursos dispuestos en esta ley y no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten, de alguna forma, su ejecución y funcionamiento. (Así reformado el párrafo anterior por el artículo 2° aparte h) de la Ley Fortalecimiento del control presupuestario de los órganos desconcentrados del Gobierno Central, N° 9524 del 7 de marzo de 2018)

La Dirección Nacional de Notariado podrá realizar los actos y contratos administrativos de empleo y capacitación, así como recibir donaciones de bienes muebles o inmuebles provenientes de instituciones públicas o privadas. Además, podrá realizar todo tipo de convenios o alianzas de cooperación con instituciones públicas o privadas.

La Dirección Nacional de Notariado será el órgano rector de la actividad notarial y tendrá competencia exclusiva para regular a todos los notarios públicos activos. Su sede estará en la ciudad de San José, sin perjuicio de que pueda establecer oficinas regionales en otros lugares del territorio nacional. (Así reformado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)”

En virtud de que la Dirección Nacional de Notariado tiene autonomía presupuestaria, administrativa y funcional según la reforma citada, no corresponde que el Poder Judicial asumiera la responsabilidad en custodiar documentos y expedientes sobre los cuales no tiene incidencia ni competencia. Actualmente el Archivo Judicial custodia los expedientes de actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial, situación que disminuye considerablemente espacio para el archivo de los documentos del Poder Judicial y que podría implicar el tener que disponer de recursos adicionales para custodiarlos de manera correcta, con el consecuente gasto a cargo del presupuesto del Poder Judicial, además de los riesgos que pueden generarse como resultado del hacinamiento que generan los expedientes en el depósito documental y que inclusive pueden provocar su deterioro.

Es evidente que la Dirección Nacional de Notariado es un órgano adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, por tanto, consideramos que los expedientes de actividad judicial no contenciosa deben ser custodiados por ésta debido a la nueva estructura que le constituyó la reforma, empero al tenor de lo que dispone erróneamente el artículo 131 que versa sobre el registro y custodia de los expedientes en sede notarial y que fue omitido dentro de la modificación realizada mediante ley N°8795, es claramente visible que dicha custodia es una labor que le corresponde exclusivamente a la DNN y no al Archivo Judicial del Poder Judicial.

De conformidad con el contexto histórico, normativo y en consonancia con lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley número 7202 del 24 de octubre de 1990, que dispone:

“Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional”.

Esta norma regula la gestión de documentos y la actividad archivística para garantizar la disponibilidad de la información propia de su gestión. Por lo que de conformidad con las reformas introducidas desde el 2010, se trae a la palestra legislativa la siguiente modificación expresa al artículo 131 del Código Notarial, como a continuación se detalla:

Versión actual del artículo 131 del Código Notarial

TÍTULO VI

De la competencia en actividad no contenciosa Versión de reforma normativa del artículo 131 del Código Notarial

ARTÍCULO 131.- Registro y custodia de expedientes

El notario deberá llevar un registro de cada uno de los expedientes, los cuales numerará en forma continua. Una vez concluidos, se remitirán al Archivo Judicial para la custodia definitiva.

ARTÍCULO 131.- Registro y custodia de expedientes

El notario deberá llevar un registro de cada uno de los expedientes, los cuales numerará en forma continua. Una vez concluidos, se entregarán ante la Dirección Nacional de Notariado para la custodia definitiva cumpliendo con los requisitos para estos fines en soporte y procedimientos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio de la Función Notarial.

Transitorio XII: Los expedientes tramitados bajo las reglas del artículo 131, que se encuentren concluidos y debidamente depositados en el Archivo Judicial, continuarán siendo custodiados por el Archivo Judicial.

Transitorio XIII: Los expedientes que se encuentren tramitándose en sede notarial y que por cualquier razón no hayan sido concluidos antes de la reforma del artículo 131, deberán cumplir con los Lineamientos para el Ejercicio de la Función Notarial y deberán ser enviados al Archivo de Expedientes Notariales de Actividad no Contenciosa una vez que se encuentren finalizados.

Transitorio XIV: Los expedientes concluidos y que se encuentran custodiados por los notarios públicos, deberán ser enviados al Archivo de Expedientes Notariales de Actividad no Contenciosa de la Dirección Nacional de Notariado, previa comunicación de esta Dirección.

En virtud de lo anterior se somete a conocimiento de los señores diputados el siguiente proyecto de ley MODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 22, 23 y 131 del Código Notarial Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998. LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DECRETA:

MODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 22, 23 y 131 del Código Notarial Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998

ARTÍCULO 1- Adiciónese al artículo 22 del Código Notarial Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998, para que de ahora en adelante se lea de la siguiente manera:

Artículo 22- Consejo Superior Notarial

Las funciones de dirección y emisión de políticas y directrices de la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo del Consejo Superior Notarial, conformado por cinco personas propietarias. Se designará, además, una persona suplente por cada propietaria.

Las atribuciones del Consejo Superior Notarial son las siguientes:

(…)

ix) Conceder al presidente (a) del Consejo Superior Notarial la representación legal, judicial y extrajudicial de la Dirección Nacional de Notariado, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma, en ausencia del Director Ejecutivo.

ARTÍCULO 2- Adiciónese al artículo 23 inciso n) del Código Notarial Ley 7764 del 17 de abril de 1998, para que de ahora en adelante se lea de la siguiente manera:

Artículo 23- Director Ejecutivo

Las funciones de administración, organización y fiscalización que debe llevar a cabo la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo de un director ejecutivo. Será elegido y nombrado por acuerdo de mayoría simple de la totalidad de los miembros del Consejo Superior Notarial.

El director ejecutivo estará excluido del Régimen de Servicio Civil y será nombrado por el plazo de cinco años prorrogables, indefinidamente, por períodos iguales.

Las atribuciones del director ejecutivo serán las siguientes:

(…)

n) Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la Dirección Nacional de Notariado, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma, sin perjuicio de lo indicado en el artículo 22 del Código Notarial.

ARTÍCULO 3- Adiciónese al artículo 131 del Código Notarial y sus transitorios XII, XIII Y XIV Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998, para que de ahora en adelante se lean de la siguiente manera:

Artículo 131- Registro y custodia de expedientes

El notario deberá llevar un registro de cada uno de los expedientes, los cuales numerará en forma continua. Una vez concluidos, se entregarán ante la Dirección Nacional de Notariado para la custodia definitiva cumpliendo con los requisitos para estos fines en soporte y procedimientos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio de la Función Notarial.

Transitorio XII- Los expedientes tramitados bajo las reglas del artículo 131, que se encuentren concluidos y debidamente depositados en el Archivo Judicial, continuarán siendo custodiados por el Archivo Judicial.

Transitorio XIII- Los expedientes que se encuentren tramitándose en sede notarial y que por cualquier razón no hayan sido concluidos antes de la reforma del artículo 131, deberán cumplir con los Lineamientos para el Ejercicio de la Función Notarial y deberán ser enviados al Archivo de Expedientes Notariales de Actividad no Contenciosa una vez que se encuentren finalizados.

Transitorio XIV- Los expedientes concluidos y que se encuentran custodiados por los notarios públicos, deberán ser enviados al Archivo de Expedientes Notariales de Actividad no Contenciosa de la Dirección Nacional de Notariado, previa comunicación de esta Dirección.

Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República, San José, a los veintitrés días del mes de abril del año dos mil veintiuno.

CARLOS ALVARADO QUESADA

Fiorella Salazar Rojas Ministra De Justicia Y Paz

21 de mayo de 2021

NOTA: Este Proyecto aún no tiene comisión asignada.

El Departamento de Servicios Parlamentarios ajustó el texto de este proyecto a los requerimientos de estructura.